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Hallo zusammen, ich hoffe ich bin hier richtig, auch wenn es kein direktes Tech-Thema ist – aber ihr seid ja die technisch versiertesten hier im Forum 😄
Wir sind ein freier Träger mit aktuell 6 Kitas und wachsen gerade auf 9 Standorte. Die Verwaltung wird immer aufwändiger, jede Einrichtung macht irgendwie ihr eigenes Ding mit Excel und irgendwelchen Insellösungen. Ich suche jetzt nach einer zentralen Software, die wirklich für größere Träger gedacht ist – nicht einfach eine Standard-Kita-App. Hat jemand damit Erfahrungen gemacht, worauf man achten sollte?
Das kenn ich aus dem Bekanntenkreis, die haben ähnliche Probleme gehabt. Der Knackpunkt bei mehreren Standorten ist meistens, dass normale Kita-Software einfach nicht für trägerübergreifendes Reporting ausgelegt ist. Du brauchst eigentlich eine zentrale Datenbasis, auf die alle Einrichtungsleitungen zugreifen können, aber mit getrennten Rechten pro Standort.
Ich würde auf jeden Fall drauf achten, ob die Software mandantenfähig ist – das ist das Stichwort, das du bei den Anbietern ansprechen solltest. Und unbedingt fragen, wie Updates und Datenschutz (DSGVO!) gehandhabt werden, das ist bei Kinderdaten besonders heikel.
Wir hatten vor zwei Jahren genau diese Situation, waren damals auch kurz davor einfach irgendwas zu nehmen das halbwegs funktioniert. Ein Kollege hat mich dann darauf hingewiesen, dass es wirklich einen Unterschied macht ob Software speziell für Träger entwickelt wurde oder eben nur eine aufgebohrte Einzel-Kita-Lösung ist.
Ich hab damals bei der Recherche diese Seite gefunden, die das ganz gut erklärt warum das relevant ist: Erfahrungen mit Kita Software für große Träger; Träger Software für Kitas mit mehreren Standorten kaufen; Warum eine spezialisierte Träger Software für Kitas sinnvoll ist – da werden auch konkrete Punkte genannt die ich so vorher gar nicht auf dem Schirm hatte, z.B. die standortübergreifende Belegungsplanung. Hat uns bei der Entscheidung wirklich geholfen.
Danke für den Link, den habe ich mir gerade auch angeschaut – sehr hilfreich! @Jan Bauer: Was ich noch ergänzen würde: Macht unbedingt Demo-Termine mit mindestens 2-3 Anbietern und zeigt denen konkret euren Arbeitsalltag. Viele Sachen sehen in Präsentationen toll aus, aber in der Praxis mit 9 Standorten und unterschiedlichen Betreuungsmodellen wird’s dann schnell hakelig. Und fragt gezielt nach Referenzkunden in ähnlicher Trägergröße, die meisten Anbieter stellen da gerne den Kontakt her.
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