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Hallo zusammen, ich bin gerade dabei unsere Jahresabschlussfeier zu organisieren und mein Chef möchte dieses Mal unbedingt eine Live Band statt der üblichen Playlist. Klingt gut in der Theorie, aber ich hab da echt null Erfahrung mit. Wie läuft das ab? Worauf muss ich bei der Buchung achten – GEMA, Technik, Setlist, Vertrag? Und was kostet sowas realistisch für ca. 80 Leute in einer Eventlocation? Bin für jeden Tipp dankbar, der mir hilft nicht komplett ins Fettnäpfchen zu treten.
Also aus eigener Erfahrung (wir haben das vor zwei Jahren für unsere Abteilung gemacht): Das Wichtigste ist erstmal klären, was die Location technisch hergibt. Viele Bands bringen zwar eigenes Equipment mit, aber manche setzen voraus dass PA-Anlage und Monitoring schon vor Ort sind – das kann sonst teuer werden wenn man das nachrüsten muss.
Zum Vertrag: unbedingt schriftlich festhalten wie lange die Band spielt, wie viele Pausen, und wer für eventuelle Überstunden zahlt. GEMA läuft meistens über den Veranstalter, also über dich bzw. deine Firma – die Location kann dir da aber oft weiterhelfen, die kennen das Prozedere.
Budget für 80 Leute und eine solide Coverband würde ich grob zwischen 1500 und 3500 Euro ansetzen, je nach Bandgröße und Anfahrt.
Ich würde noch ergänzen: Schau dir unbedingt vorher Videomaterial von der Band an, und wenn möglich frag nach Referenzen von ähnlichen Veranstaltungen. Coverband klingt nicht gleich Coverband – manche sind wirklich top, andere eher… naja.
Wir haben bei unserer letzten Firmenfeier über susanne-gmelch.de gebucht, die machen Live-Musik speziell für Events und Firmenfeiern. Hat super geklappt, der Kontakt war unkompliziert und die haben uns auch beim Thema Technik und Ablauf gut beraten. Kann ich als ersten Anlaufpunkt empfehlen wenn du nicht weißt wo du anfangen sollst.
Was ich noch wichtig finde: Sprich mit der Band über das Publikum. Bei gemischtem Firmenpublikum (alle Altersgruppen, Kolleg*innen die sich nicht alle kennen) braucht man andere Musik als auf einer Privatparty. Eine gute Band passt die Setlist ans Publikum an und liest auch während des Auftritts wie die Stimmung ist. Das ist ein echtes Qualitätsmerkmal und den Unterschied merkt man sofort.
Und plane genug Zeit für Aufbau und Soundcheck ein – das vergessen viele und dann wird’s stressig.
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